Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Greven Kundenportals (nachfolgend „Portal").

1. Verantwortlicher

Greven Medien GmbH & Co. KG
Neue Weyerstr. 1-3, 50676 Köln
Telefon: (0221) 20 33-0
E-Mail: info@greven.de

2. Datenschutzbeauftragter

Mike Peter (yourprivacyfirst / mpP Group)
Landeckring 19, 76831 Impflingen
E-Mail: hello@yourprivacyfirst.de
Für Anliegen rund um Ihre Daten erreichen Sie uns auch unter datenschutz@greven.de.

3. Zweck des Portals

Das Portal ist ein zugangsgeschützter Dienst für Kunden der Greven Medien. Es stellt Leistungskennzahlen der von Ihnen beauftragten Marketing-Produkte dar (z. B. Reichweiten und Klicks Ihrer Kampagnen). Rechtsgrundlage der damit verbundenen Datenverarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Für Ihr Benutzerkonto verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (Benutzername),
• Passwort — ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt), niemals im Klartext,
• optional das Geheimnis für die Zwei-Faktor-Authentifizierung,
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung.

Beim Einrichten oder Zurücksetzen Ihres Passworts senden wir Ihnen einen Link mit begrenzter Gültigkeit (Einladung: 7 Tage, Zurücksetzen: 2 Stunden). Diese Links sind nur einmal verwendbar und werden in unserer Datenbank ausschließlich als Prüfsumme gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Cookies

Das Portal verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies zur Anmelde-Sitzung (Session). Es kommen keine Tracking-, Statistik- oder Marketing-Cookies zum Einsatz; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Server-Protokolle

Beim Aufruf des Portals verarbeitet unser Server technisch bedingt Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Protokolldateien. Diese dienen der Betriebssicherheit und Fehleranalyse und werden nach kurzer Zeit gelöscht. Das Portal wird auf unternehmenseigenen Servern der Greven Medien in Deutschland betrieben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

7. E-Mail-Versand

Systemnachrichten des Portals (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über unternehmenseigene Mailserver der Greven Medien — es wird kein externer Versanddienstleister eingesetzt. Zur Fehleranalyse protokollieren wir Empfängeradresse, Betreff und Zustellstatus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Kampagnen- und Leistungsdaten

Zur Darstellung Ihrer Kennzahlen rufen wir aggregierte Leistungsdaten der von Ihnen beauftragten Kampagnen bei den jeweiligen Werbeplattformen ab (u. a. Google Ads, Microsoft Ads, Meta/Facebook/Instagram, Spotify, Uberall/Local Listing, etracker). Es handelt sich um Kampagnen-Kennzahlen (z. B. Einblendungen, Klicks, Bewertungen) ohne Personenbezug zu Endkunden; Kontaktanfragen („Leads") verarbeiten wir im Portal nur als Zählwerte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kundenverwaltung und Beratung

Ihre Stammdaten (Firma, Kundennummer, Kontaktdaten), Ihre gebuchten Produkte und die Zuordnung Ihrer Ansprechpartner gleichen wir mit unserem Kundenverwaltungssystem ab. Wenn Sie über das Portal eine Beratung anfragen, leiten wir Ihre Anfrage an den zuständigen Greven-Berater weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Automatisch erstellte Zusammenfassungen (KI)

Für die Text-Zusammenfassung Ihrer Kennzahlen auf dem Dashboard übermitteln wir aggregierte Leistungswerte und Ihren Firmennamen an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) zur Texterstellung. Es werden keine Daten Ihrer Endkunden und keine Zugangsdaten übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an verständlicher Aufbereitung Ihrer Kennzahlen).

11. Protokollierung von Änderungen

Änderungen an Konten und Einstellungen durch Greven-Mitarbeiter werden zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit protokolliert (Audit-Log). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Speicherdauer

Ihr Benutzerkonto und die Portaldaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Versand- und Änderungsprotokolle bewahren wir nur so lange auf, wie es für Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21).

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@greven.de. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

14. Stand

Juli 2026. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal ändert.